Ecritures

Un dernier écran et une étape supplémentaire viennent compléter le traitement de clôture ; l'idée étant de visualiser et contrôler toutes les écritures de la clôture selon le type (répartition ou affectation) et la date (fin d'exercice ou date de l'approbation / AG).

Ci-dessus un exemple de répartition à la date de fin d'exercice (31/12/2012) et les A Nouveaux correspondants. Dans le haut de l'écran on voit les OD de clôture : les comptes 6 et 7 sont soldés, le résultat est soit ventilé entre les « quote-part dans les dépenses » et « remboursement provisions », soit mis globalement sur un compte d'attente.

Dans le bas de l'écran, on voit les A Nouveaux et les soldes de tous les comptes de bilan (classes 1 à 5) au premier jour du nouvel exercice.

On retrouve bien sûr les montants affichés dans l'écran de répartition :

Quote-part dans les dépenses et remboursement des provisions sont passés sur le compte avec les intitulés de l'écran au 31/12 et le montant de la régularisation (solde antérieur + répartition) se retrouve au 1er janvier comme A Nouveau.

Validation de la clôture

Il faut impérativement terminer le processus avec le bouton « Générer les écritures » : c'est uniquement à ce moment que les écritures affichées sont « injectées » dans les comptes et que la clôture est effective.

Ecritures de la clôture

Après validation et selon les options, on va retrouver deux blocs d'écritures dans le journal d'OD ; au dernier jour de l'exercice clos et au premier jour du nouvel exercice.

Journal d'OD au 31/12/2010

31/12/10 450001 FRANCILLON OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 496,35 €

31/12/10 450002 RAVIER OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 496,35 €

31/12/10 450003 FAUVEL OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 430,52 €

31/12/10 450004 LAPORTE OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 638,02 €

31/12/10 450005 SCHALCK OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 608,86 €

31/12/10 450001 FRANCILLON OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 630,44 €

31/12/10 450002 RAVIER OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 630,44 €

31/12/10 450003 FAUVEL OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 560,00 €

31/12/10 450004 LAPORTE OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 760,00 €

31/12/10 450005 SCHALCK OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 719,11 €

31/12/10 601000 EAU OD 31 SOLDE 2011 505,10 €

31/12/10 602000 ELECTRICITE / EDF OD 31 SOLDE 2011 485,00 €

31/12/10 603000 CHAUFFAGE, ENERGIE ET COMBUSTIBLES OD 31 SOLDE 2011 1 030,00 €

31/12/10 616000 PRIMES D'ASSURANCES OD 31 SOLDE 2011 650,00 €

31/12/10 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COUR. OD 31 SOLDE 2011 3 300,00 €

Journal d'OD du 01/01/2011

01/01/11 401000 FOURNISSEURS DIVERS OD 1 A NOUVEAU 650,00 €

01/01/11 450001 FRANCILLON OD 1 A NOUVEAU 144,10 €

01/01/11 450002 RAVIER OD 1 A NOUVEAU 134,10 €

01/01/11 450003 FAUVEL OD 1 A NOUVEAU 129,48 €

01/01/11 450004 LAPORTE OD 1 A NOUVEAU 121,98 €

01/01/11 450005 SCHALCK OD 1 A NOUVEAU 110,25 €

01/01/11 512000 COMPTE COURANT OD 1 A NOUVEAU 1 289,90 €

Lorsque les dépenses sont supérieures aux provisions, le solde est débiteur et ce moment est exigible dès l'approbation des comptes par l'Assemblée Générale (le décompte sert d'avis à payer). Autrement le solde est créditeur et viendra en déduction du prochain appel, à moins d'opter pour un remboursement…

Attention ! Certains appels ne sont pas remboursés, par exemple la constitution d'un fonds pour des travaux ou d'un fonds de solidarités… Seules les provisions font l'objet du remboursement et du calcul de la répartition.

Val Compta ne gère pas le suivi de fonds au niveau de chaque copropriétaire, il faut donc être très rigoureux et organisé au niveau des comptes (102 / 103) afin de connaître l'origine et, éventuellement, la clé de répartition qui a servi à constituer le fonds.

Écritures avec génération à la date de l'Assemblée Générale

Dans le cas où l'on utilise la génération des écritures de répartition à la date de l'AG les écritures sont un peu différentes puisqu'on va utiliser le compte générique (450000) pour stocker le résultat global entre la date de l'arrêté des comptes (fin d'exercice ou clôture) et la date de l'assemblée où ce compte est soldé par le détail de la répartition :

Journal d'OD au 31/12/2010

31/12/10 450000 COPROPRIETAIRES ET MEMBRES CS OD 31 SOLDE PROVISOIRE 2011 - EXCEDENT 629,89 €

31/12/10 601000 EAU OD 31 SOLDE 2011 505,11 €

31/12/10 602000 ELECTRICITE / EDF OD 31 SOLDE 2011 485,00 €

31/12/10 603000 CHAUFFAGE, ENERGIE ET COMBUSTIBLES OD 31 SOLDE 2011 1 030,00 €

31/12/10 616000 PRIMES D'ASSURANCES OD 31 SOLDE 2011 650,00 €

31/12/10 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COUR. OD 31 SOLDE 2011 3 300,00 €

Journal d'OD du 01/01/2011

01/01/11 401000 FOURNISSEURS DIVERS OD 1 A NOUVEAU 650,00 €

01/01/11 450000 COPROPRIETAIRES ET MEMBRES CS OD 1 A NOUVEAU 629,89 €

01/01/11 512000 COMPTE COURANT OD 1 A NOUVEAU 1 289,89 €

Journal d'OD du 07/04/2011 – Assemblée Générale et approbation des comptes

07/04/11 450000 COPROPRIETAIRES ET MEMBRES CS OD 31 SOLDE PROVISOIRE 2011 - EXCEDENT 629,89 €

07/04/11 450001 FRANCILLON OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 496,35 €

07/04/11 450002 RAVIER OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 496,35 €

07/04/11 450003 FAUVEL OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 430,52 €

07/04/11 450004 LAPORTE OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 638,02 €

07/04/11 450005 SCHALCK OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 608,86 €

07/04/11 450001 FRANCILLON OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 630,44 €

07/04/11 450002 RAVIER OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 630,44 €

07/04/11 450003 FAUVEL OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 560,00 €

07/04/11 450004 LAPORTE OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 760,00 €

07/04/11 450005 SCHALCK OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 719,11 €