Exemple de clôture

Une des plus grandes difficulté pour appréhender le cadre comptable et la réglementation des copropriétés vient des annexes à présenter après répartition alors même que cette répartition ne devient exigible (c'est à dire opposable sous la forme d'écritures sur les comptes des copropriétaires) qu'avec le vote de l'approbation des comptes à la date de l'assemblée générale.

Nous avons donc opté pour un système de clôture en 3 temps :

• une première clôture sans répartition pour reprendre les soldes et faire les appels du nouvel exercice ;
• une clôture avec répartition à la date du 31/12 (ou du dernier jour de l'exercice) uniquement pour éditer les annexes (surtout l'annexe 1) ;
• la clôture définitive avec les écritures de répartition à la date de l'assemblée générale qui approuve les comptes.

Exemple de clôture

Prenons un exemple minimaliste avec deux copropriétaires :

M. Martin qui a 60% des tantièmes et Mme Dupont qui a 40% des tantièmes. Ils sont à jour de leurs appels et leur solde en fin d'année est à 0.

Montant des provisions : 1 000 €

Montant des dépenses : 900 €

La première clôture va mettre le résultat de côté ; ils démarrent tous les deux l'année avec un solde à 0 (identique au solde en fin d'année).

Dans Val Compta, c'est la clôture de type Affectation où le résultat est mis de côté...

La seconde clôture : quelques semaines avant l'AG... il faut préparer les documents : l'annexe 1 doit être présentée au 31 décembre 2013 après répartition.

Les 100 € de résultat excédentaire (provisions > dépenses) vont se répartir entre 60 € pour Martin et 40 € pour Dupont et comptablement on va avoir les écritures de clôture suivantes :

6xx        SOLDE COMPTES DE CHARGES                        900 €

7XX        SOLDE COMPTES DE PRODUITS        1 000 €

450M        QUOTE PART MARTIN                                        60 €

450D        QUOTE PART DUPONT                                40 €

Ces écritures doivent être générées pour pouvoir éditer une annexe 1 conforme mais elles ne sont pas exigibles (opposables) aux copropriétaires qu'après l'approbation des comptes au moment de l'AG... Ce ne sont donc pas des écritures définitives. Dans Val Compta, c'est la clôture de type Répartition sans cocher et sans renseigner la date d'AG...

La troisième clôture : l'Assemblée Générale a approuvé les comptes, la régularisation peut se faire sur les comptes des copropriétaires, à la date de l'AG...

Dans Val Compta, c'est la clôture de type Répartition en cochant "AG / approbation à la date du" et en renseignant évidemment la date.

Ce système permet également de traiter des répartitions et des approbations "en retard", par exemple approuver en mai 2013 les comptes de 2012 et de 2011.