Guide comptable
Ce mémento rappelle les principales opérations comptables avec le détail des écritures (journal, comptes concernés, débit ou crédit…).
Les écritures suivantes dépendent du paramétrage et découlent des opérations comme les appels, la saisie des encaissements ou des factures. Il est cependant utile de les comprendre, on les retrouve dans l'écran de saisie et il peut parfois être nécessaire de les modifier.
L'appel de fonds constate un produit sur le compte 701 (crédit) et la dette des copropriétaires envers le syndicat (débit). Différentes options permettent de contrôler les écritures et leur ventilation : voir les autres exemples selon le paramétrage en pages 9 et 10.
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
01/01/11 102000 PROVISIONS POUR TRAVAUX DECIDES OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 500,00 €
01/01/11 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COURANTES OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 1 000,00 €
01/01/11 702xxx PROVISIONS SUR TRAVAUX DE … OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 350,00 €
01/01/11 450001 DUPONT OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 - DUPONT 640,00 €
01/01/11 450003 DURAND OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 - DURAND 775,00 €
01/01/11 450002 MARTIN OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/2011 - MARTIN 435,00 €
L'encaissement se fait dans la fiche du copropriétaire, pour la globalité de son solde ou pour une opération (clic sur la ligne). Il consiste à créditer le copropriétaire pour débiter la banque :
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
13/08/11 450002 RAVIER BQ Règlement reçu RAVIER - LA BANQUE POSTALE 730,46 €
13/08/11 512000 COMPTE COURANT CCM BQ Règlement reçu RAVIER - LA BANQUE POSTALE 730,46 €
Dans une comptabilité en partie double, l'enregistrement d'une facture se fait en deux temps. A la réception de la facture on constate la charge sur le compte de la classe 6 (débit) et la dette du syndicat envers son fournisseur sur un compte 401 (crédit), dans le journal des Achats. Lorsque la facture est payée, on va solder le compte du fournisseur (débit) par le crédit de la banque dans le journal de Banque.
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
13/08/11 401ORA ORANGE TELEPHONE AC Facture téléphone 55,00 €
13/08/11 621300 FRAIS POSTAUX001 AC Facture téléphone 55,00 €
15/08/11 401ORA ORANGE TELEPHONE BQ REGLEMENT Facture téléphone 55,00 €
15/08/11 512000 COMPTE COURANT CCM BQ REGLEMENT Facture téléphone 55,00 €
De manière plus exceptionnelle, au moment de l'approbation des comptes par l'Assemblée, le traitement de clôture avec répartition va générer 4 types d'écritures ;
Les trois premiers viennent clore l'exercice en déterminant l'excédent ou l'insuffisance ET en le répartissant sur les copropriétaires.
En reprenant les exemples des pages 54 à 56 :
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
31/12/10 450001 FRANCILLON OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 496,35 €
31/12/10 450002 RAVIER OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 496,35 €
31/12/10 450003 FAUVEL OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 430,52 €
31/12/10 450004 LAPORTE OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 638,02 €
31/12/10 450005 SCHALCK OD 31 QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/11 AU 31/12/11 608,86 €
31/12/10 450001 FRANCILLON OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 630,44 €
31/12/10 450002 RAVIER OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 630,44 €
31/12/10 450003 FAUVEL OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 560,00 €
31/12/10 450004 LAPORTE OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 760,00 €
31/12/10 450005 SCHALCK OD 31 REMB. PROVISIONS DU 01/01/11 AU 31/12/11 719,11 €
31/12/10 601000 EAU OD 31 SOLDE 2011 505,10 €
31/12/10 602000 ELECTRICITE / EDF OD 31 SOLDE 2011 485,00 €
31/12/10 603000 CHAUFFAGE, ENERGIE ET COMBUSTIBLES OD 31 SOLDE 2011 1 030,00 €
31/12/10 616000 PRIMES D'ASSURANCES OD 31 SOLDE 2011 650,00 €
31/12/10 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COUR. OD 31 SOLDE 2011 3 300,00 €
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
01/01/11 401000 FOURNISSEURS DIVERS OD 1 A NOUVEAU 650,00 €
01/01/11 450001 FRANCILLON OD 1 A NOUVEAU 144,10 €
01/01/11 450002 RAVIER OD 1 A NOUVEAU 134,10 €
01/01/11 450003 FAUVEL OD 1 A NOUVEAU 129,48 €
01/01/11 450004 LAPORTE OD 1 A NOUVEAU 121,98 €
01/01/11 450005 SCHALCK OD 1 A NOUVEAU 110,25 €
01/01/11 512000 COMPTE COURANT OD 1 A NOUVEAU 1 289,90 €
Certaines opérations comptables doivent être saisies directement en choisissant les numéros de compte. Les exemples ci-dessous vont aideront pour gérer certains événements mais ce manuel ne prétend pas non plus être un guide comptable, les exemples données doivent être compris et adapté à votre situation et besoins.
Il est possible de ne pas tenir une comptabilité d'engagement et d'ignorer ainsi les comptes fournisseurs et de passer l'écriture au moment du règlement directement entre le compte de charge et la banque :
30/09/11 601 EAU AC FACTURE D'EAU 2011 1 000,00 €
30/09/11 512 COMPTE COURANT AC FACTURE D'EAU 2011 1 000,00 €
En fin d'exercice, lorsque certaines dépenses sont certaines et que le montant est déterminé, il faut constater ces charges en utilisant le compte 408 – Factures non parvenues (voir aussi l'exemple avec le compteur d'eau).
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
13/08/11 408000 FACTURES NON PARVENUES AC Facture téléphone 55,00 €
13/08/11 621300 FRAIS POSTAUX001 AC Facture téléphone 55,00 €
Le calcul et la gestion des payes demandent en général des compétences et un logiciel spécifique mais voici à quoi ressemblent les écritures de paye dans une comptabilité :
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
30/09/11 421000 REMUNERATIONS DUES OD SALAIRE MME HAGARDIEN 1 400,00 €
30/09/11 431000 SECURITE SOCIALE OD SALAIRE MME HAGARDIEN 800,00 €
30/09/11 432000 AUTRES ORGANISMES SOCIAUX OD SALAIRE MME HAGARDIEN 225,00 €
30/09/11 442000 ETAT - IMPOTS ET VERSEMENTS ASSIMILES OD SALAIRE MME HAGARDIEN 50,00 €
30/09/11 641000 SALAIRES 001 OD SALAIRE MME HAGARDIEN 1 800,00 €
30/09/11 642000 CHARGES SOCIALES ET ORGANISMES SOCIAUX 001 OD SALAIRE MME HAGARDIEN 600,00 €
30/09/11 643000 TAXE SUR LES SALAIRES 001 OD SALAIRE MME HAGARDIEN 50,00 €
30/09/11 644000 AUTRES (MED. DU TRAVAIL, MUTUELLES, ETC.) 001 OD SALAIRE MME HAGARDIEN 25,00 €
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
01/09/11 401000 FOURNISSEURS DIVERS OD Remboursement sinistre XXX 970,00 €
01/09/11 713000 INDEMNITE ASSURANCE 001 OD Remboursement sinistre XXX 970,00 €
Frais de relance ou privatifs selon contrat de syndic… On constate la dette dans un premier temps puis elle est réglée…
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
01/09/11 450000 FRANCILLON OD Frais de relance RAR 10,00 €
01/09/11 714000 PRODUITS DIVERS001 OD Frais de relance RAR 10,00 €
15/09/11 450000 FRANCILLON BQ Règlement frais de relance RAR 10,00 €
15/09/11 714000 PRODUITS DIVERS BQ Règlement frais de relance RAR 10,00 €
L'octroi d'une subvention par un tiers (collectivité le plus souvent), puis son règlement et enfin son affectation peut là encore être décomposée en plusieurs étapes :
Date Compte Jour. Intitulé Débit Crédit
01/10/11 441000 ETAT – Service du patrimoine OD Subvention pour travaux XXX 3 000,00 €
01/10/11 131000 SUBVENTIONS OD Subvention pour travaux XXX 3 000,00 €
15/11/11 441000 ETAT – Service du patrimoine BQ Règlement de la subvention 3 000,00 €
15/11/11 512000 BANQUE BQ Règlement de la subvention 3 000,00 €
20/12/11 131000 SUBVENTIONS OD Affectation aux travaux XXX réalisés 3 000,00 €
20/12/11 702XXX TRAVAUX SAUVEGARDE MONUMENT OD Affectation aux travaux XXX réalisés 3 000,00 €
L'année où les travaux sont terminés, un fonds constitué est soldé au profit du compte de provisions qui va donc ressortir dans les annexes 2 et 4.
31/12/11 103RAV SOLDE EN ATTENTE - RAVALEMENT GLOBAL OD Affectation avance travaux 1 900,00 €
31/12/11 702RAV RAVALEMENT GLOBAL001 OD Affectation avance travaux 1 900,00 €
Lorsque dans l'exercice des appels pour travaux ont été réalisés (compte 702) mais que ces derniers n'ont pas été achevés (et ne figurent donc pas dans l'Annexe 4), la consigne est de solder les comptes 671 et 702 au profit du compte 120
31/12/11 120RAV SOLDE EN ATTENTE - RAVALEMENT GLOBAL OD Travaux non terminés 1 900,00 €
31/12/11 671RAV RAVALEMENT GLOBAL 001 OD Travaux non terminés 1 900,00 €
31/12/11 120RAV SOLDE EN ATTENTE - RAVALEMENT GLOBAL OD Travaux non terminés 2 000,00 €
31/12/11 702RAV RAVALEMENT GLOBAL001 OD Travaux non terminés 2 000,00 €