Création travaux et appels
A partir de la liste des Travaux, le bouton Nouveau va proposer la fiche de création suivante :
Seul le code est définitif, tous les autres éléments pourront être modifiés par la suite dans cette même fiche à l'exception de la partie « appels » qui pourra être consultée et modifiée dans la gestion des appels travaux.
La fiche montre qu'en plus de la création du « travaux » avec ses éléments caractéristiques (code, type, nom, montant et dates…) il est possible de générer directement et automatiquement les appels et de programmer leurs échéances. Pour ce faire, cocher l'option « Génération des appels de fonds ».
On peut alors choisir le nombre d'appels, la date de départ et la fréquence et le montant par appel est calculé. Ces appels peuvent porter sur plusieurs exercices dans la limite de 3 ans (si l'exercice en cours en 2011, vous pouvez créer des appels sur 2011, 2012 et 2013).
Un point très important consiste à distinguer les travaux qui seront probablement terminé dans l'année et ceux qui sont prévus pour être faits plus tard. En effet, dans le premier cas on va appeler des provisions sur travaux qui apparaîtront dans les comptes de l'exercice (et dans les annexes 2 et 4) mais si l'on constitue un fonds pour une réalisation ultérieure on peut directement passer les appels sur le compte 102.
La pratique comptable consiste en effet à solder les comptes 702 (et les comptes de charges 67x) au profit du compte 120 lorsque les travaux ne sont pas terminés à la fin de l'exercice conformément à l'article 4 du décret du 14 mars 2005 : « Lorsque les travaux ou prestations s'effectuent sur plusieurs exercices, les montants correspondant aux travaux et prestations votés sont comptabilisés au titre de l'exercice au cours duquel les travaux ou prestations sont réalisés. »
De même pour le budget, si les appels travaux vont constituer un fonds pendant plusieurs années ils n'apparaissent pas au budget (jusqu'à l'année de leur réalisation) mais si les travaux seront terminés dans l'année on peut cocher l'option de « mise à jour du budget ».
Il est possible de visualiser l'ensemble des appels (toutes années confondues) dans l'onglet « Appels » du bas de l'écran et de les modifier par un double-clic (à moins que l'appel soit réalisé et en italique).
