Options pour les éditions
Cet onglet présente différentes options, les images, fond de page en PDF éventuel et surtout les matrices de textes utilisés dans les documents générés ; appels, relances, décomptes...
Il y deux grandes méthodes pour produire les appels de charges (en toute rigueur "appels de provisions") ; une méthode par publipostage qui utilise un traitement de texte installé (Word OU Open Office) ou les éditions internes. La première méthode est très puissante et ouvre de grandes possibilités pour personnaliser la mise en forme mais la seconde est malgré tout recommandé car elle présente l'avantage de générer des PDFs individualisés pour chaque document et des archives.
Ces options concernent les listes et tableaux qui peuvent être insérées dans les fusions Word ou Open Office (liste des lots, relevé, appels).
Taille caractères / éditions appel : dans l'édition Word des appels de charge (bouton Lancer la fusion), vous avez une liste des lots et le détail des appels, clé par clé. Cette option permet de varier la taille des caractères de ces deux listes. Pour Open Office, il peut être nécessaire de modifier le style Standard du document qui sert de modèle.
Police à utiliser : on peut aussi choisir une police différente de la police par défaut du modèle, attention il ne faut pas utiliser un nom de police avec un espace !
Devise : là encore il s'agit très spécifiquement de la devise dans les montants des listes insérées dans les documents de fusion, la devise principale est celle des paramètres régionaux de Windows.
Option "listes avec cadres" : cette option permet d'avoir dans les fichiers intermédiaires au format RTF qui sont insérés ensuite dans le document principal de fusion produit par Word ou Open Office. Si vous maîtriser les spécifications RTF il est possible d'aller encore plus loin (par exemple un cadre plus épais, une couleur de fond...) avec la zone Code RTF. Vous pouvez également demander conseil au support technique de Val Compta.
On retrouve ici toute une série d'options et de paramètres qui déterminent la présentation des versions PDFs (ou interne) des appels.
Génération PDF : par défaut, les boutons « Edition par clé », « Edition par lot » et "Edition par lot/rupture" proposent un aperçu écran de tous les appels. Cet aperçu peut alors être imprimé, exporté, envoyé par mail... Avec cette option, un écran vous proposera une génération directe des appels sous la forme d'un unique document PDF par copropriétaire dans un sous-répertoire « PDF » du dossier d'installation. COCHEZ CETTE OPTION.
Attention, pour des raisons de taille du fichier de sauvegarde, ces documents PDF ne sont sauvegardés que par l'option « Sauvegarde complète ».
Relevé de compte dans l'appel : lorsque cette case est cochée, chaque appel présente le relevé des écritures de l'exercice. Il peut être tout à la fin ou bien s'intercaler avant le texte du pied (option suivante ; relevé avant pied) et on peut également contrôler l'espacement avant le relevé en pixels.
Espacement avant relevé : comme expliqué en bleu, c'est la distance à la suite du détail de l'appel qui permet également de masquer les lignes de total.
Libellé pour solde créditeur : lorsque le montant de l'appel ajouté au solde antérieur du compte est débiteur, c'est toujours la mention « Montant à payer » qui apparaît sur les appels mais lorsque le compte est créditeur vous pouvez personnaliser ici l'intitulé qui précède le montant.
Fond gris et cadre : cette option permet d'avoir des tableaux avec des cadres et un fond, plus lisible et plus "officiel"
Pas de détail dans la liste des lots : option utile pour les ASL ou les copropriétés horizontales puisqu'elle masque des informations inutiles comme "Bâtiment" ou "Etage"...
Petits caractères dans détail appels et relevés : par défaut les listes des appels et le relevé sont dans une police Arial de taille 10, avec cette option on passe à une taille de 8.5 et on gagne quelques centimètres ; c'est notamment utile pour garder les appels sur une seule page, même en fin d'année et avec un relevé un peu long.
A l'origine cette fiche servait à éditer et présenter les quotes-parts des dépenses réelles et les provisions ; entre temps les décomptes ou le détail des répartitions sont beaucoup pertinents et la fiche a été complétée par toute une série de blocs et d'options pour un accès rapide aux données comptables du copropriétaire en fonction des clés, de ses lots et tantièmes. Voici un exemple avec tous les blocs commentés :
Entête et informations générales
Lots, badges, tantièmes et relevé
Les différentes quotes-parts
Lignes impaires en gris clair dans les éditions ; pour faciliter la lecture des listes, une ligne sur deux aura un fond grisé. Cette option est générale et s'applique à toutes les éditions.
Bouton Modèle questionnaire notaire : à partir des fiches copropriétaire ont peut générer automatiquement l'état daté, ce bouton donne un accès direct au modèle utilisé.
Utiliser voix.... La feuille de présence peut être éditée avec le module AG mais également (pour ceux qui n'ont pas acheté le module) depuis la liste des copropriétaires ; elle propose diverses options pour le tri et la possibilité de lui donner librement un titre (AG du ... / Émargement / Remise en mains propres etc.). Cette option permet de faire apparaître le mot "voix" à la place de "tantièmes".
insérer case à cocher... à la suite de chaque nom dans la feuille de présent, le texte suivante qui sert à collecter des accords pour la notification par Lettre Recommandée Électronique est ajouté :
Des possibilités plus complètes sont proposées dans le module AG (texte libre).