Comptes et divers
Cet écran permet de paramétrer le nombre d'appels et la clé principale, les journaux par défaut ainsi que les options pour les sauvegardes.
Nombre d'appels / année : vous pouvez choisir ici la fréquence des appels, ce nombre sera ensuite utilisé pour la génération des appels à partir du budget (voir Appels).
Réserve / Avance de trésorerie (Fonds de roulement) : si vous souhaitez faire apparaître dans les appels de charge le prorata d'un fonds, vous pouvez saisir ici sa valeur globale. Il sera ensuite calculé pour chaque copropriétaire le montant proratisé sur la clé principale de ce fonds (voir Outils – Répartition pour des calculs similaires). Ce montant est « extra comptable » et complètement facultatif ; il n'interfère à aucun moment et dans aucune édition avec les comptes officiels. Le champs de fusion est #FONDS#.
Très important
La génération comptable des appels peut se faire avec différents niveaux de détail. Pour illustrer, chacun option ci-dessous présente les écritures comptables qui résultent de l'appel. Ces exemples reposent sur les trois appels suivant ; le premier pour constituer un fonds sur le compte 102, le second pour les dépenses courantes et le dernier pour des travaux (702).
1. Appels de charges sur LE compte : les appels alimentent un compte unique, en général le compte 701000 - PROVISIONS SUR OPERATIONS COURANTES mais on peut choisir ici un autre compte et pour un montant global.
On ignore donc le compte configuré au niveau de l'appel.
2. Appels de charges par compte : chaque compte utilisé dans les appels est crédité du montant global.
On ignore donc la clé configurée au niveau de l'appel…
Ces deux options ne sont adaptées que pour des ASL avec une unique clé ou si les appels sont tous sur les charges générales…
Les options 1 et 2 ne sont plus proposées ; même les ASL doivent avoir au moins la clé principale sur les comptes de provisions.
3. Appels de charges par compte et clé : cette option regroupe par compte et par clé, c'est la meilleure solution lorsqu'on a des appels ventilés par compte et par clé et elle est vivement recommandée.
Date Compte Clé Jour. Intitulé Débit Crédit
01/01/11 A0006 102000 PROVISIONS POUR TRAVAUX DECIDES 001 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 500,00 €
01/01/11 A0006 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COUR. 001 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 500,00 €
01/01/11 A0006 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COUR. 002 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 500,00 €
01/01/11 A0006 702000 PROVISIONS SUR TRAVAUX DE … 002 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 350,00 €
01/01/11 A0006 450001 DUPONT OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DUPONT 640,00 €
01/01/11 A0008 450003 DURAND OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DURAND 775,00 €
01/01/11 A0007 450002 MARTIN OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - MARTIN 435,00 €
4. Appels de charges détaillés par compte et clé : avec cette option, on aura alors une écriture pour chaque copropriétaire, compte et clé. C'est le niveau de détail le plus grand et qui permet d'avoir la ventilation par copropriétaire (voir le numéro de pièce qui forme le bloc) mais attention au grand nombre d'écritures qui peut alors être généré !!!
Date Compte Clé Jour. Intitulé Débit Crédit
01/01/11 A0006 450001 DUPONT OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DUPONT 640,00 €
01/01/11 A0006 102000 PROVISIONS POUR TRAVAUX DECIDES 001 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DUPONT - 001 155,00 €
01/01/11 A0006 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COUR. 001 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DUPONT - 001 310,00 €
01/01/11 A0006 702000 PROVISIONS SUR TRAVAUX DE … 002 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DUPONT - 002 175,00 €
01/01/11 A0008 450003 DURAND OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DURAND 775,00 €
01/01/11 A0008 102000 PROVISIONS POUR TRAVAUX DECIDES 001 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DURAND - 001 200,00 €
01/01/11 A0008 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COUR. 001 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DURAND - 001 400,00 €
01/01/11 A0008 702000 PROVISIONS SUR TRAVAUX DE … 002 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - DURAND - 002 175,00 €
01/01/11 A0007 450002 MARTIN OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - MARTIN 435,00 €
01/01/11 A0007 102000 PROVISIONS POUR TRAVAUX DECIDES 001 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - MARTIN - 001 145,00 €
01/01/11 A0007 701000 PROVISIONS SUR OPERATIONS COUR. 001 OD APPEL DE CHARGES DU 01/01/11 - MARTIN - 001 290,00 €
Au niveau du copropriétaire on constate que le montant est toujours le même et il n'y a pas de sous-compte pour distinguer la nature de son solde débiteur.
Clé pour les charges générales : c'est la clé sur laquelle on va récupérer le nombre de tantièmes principaux associés à chaque copropriétaire et utilisés, par exemple, pour calculer le prorata du fonds de roulement. C'est également la clé des tantièmes de copropriété ou les voix pour les assemblées générales. Lorsque vous changez cette clé (exceptionnel), un bouton « Mise à jour » permet de recalculer et d'actualiser les fiches des copropriétaires. C'est-à-dire de reprendre les tantièmes de cette clé pour le nombre de tantièmes généraux affichés dans la liste des copropriétaires.
Journaux : par défaut toutes les opérations particulières (appels de fonds, clôture annuelle...) génèrent les écritures dans le journal OD des Opérations diverses. Vous pouvez cependant créer et définir d'autres journaux pour mieux organiser ces données ; il est aussi possible depuis l'écran Recherche de "déplacer" ou de modifier le journal pour une sélection d'écritures.
Compte travaux obligatoire : la loi ALUR prévoit à compter du 01/01/2017 la constitution obligatoire d'un nouveau fonds travaux, non remboursable au moment de la vente, et au minimum de 5% du budget annuel. Un décret devait apporter quelques précisions mais à l'heure où cette documentation est rédigée il n'est pas encore paru. Val Compta propose donc un dispositif non officiel pour gérer ce fonds travaux ; le compte 104000 qui n'est pas dans le plan comptable des copropriété mais qui pourra être modifié ici et l'option pour gérer ou pas ce fonds (plusieurs dérogations sont possibles ; décision unanime pour les petites copropriété, immeuble de moins de 5 ans ou sans habitations...).
Avances de trésorerie : c'est en général le montant prévu au RDC ou par une décision d'AG et au crédit du compte 103100.
Provisions et avances travaux : c'est un peu plus délicat, on peut avoir le compte 103200 mais également des provisions pour travaux en cours de constitution (comptes 102xxx).
Répertoire des sauvegardes : Par défaut toutes les sauvegardes sont réalisées dans le répertoire de Val Compta (C:\VALCOMPTA3 le plus souvent) mais vous pouvez choisir ici de générer directement vos sauvegardes dans un autre dossier. Il est également possible de donner un délai en jours pour être alerté en quittant le programme que vous n'avez pas fait de sauvegardes depuis un certain temps.
La sauvegarde automatique est une sauvegarde normale et donc limitée aux fichiers de données, pensez à faire une sauvegarde complète pour dupliquer vos documents (PDF, Word...).