Options principales
Gestion de la TVA : c'est dans cet écran qu'on active la gestion de la TVA et les taux pour la saisie assistée des factures (dans l'éventualité d'un changement de taux, il suffira de le modifier ici sans avoir besoin d'une mise à jour). On peut configurer et utiliser 3 taux de TVA (normal, intermédiaire et réduit).
Les principales implication de la gestion de la TVA sont :
Gestion des charges récupérables : sur le même principe, lorsque l'option est activée on a une colonne « R » pour récupérable dans la saisie, une case à cocher dans la saisie de facture et les montants dans diverses éditions. Ces options sont rappelées en permanence dans la barre de message en bas de l'écran. De plus il est tout à fait possible de basculer d'un mode à un autre, à tout moment.
A noter que les charges récupérables n'ont aucune incidence sur la clôture des comptes et les répartitions entre copropriétaires. Il y a plusieurs éditions où elles apparaissent de manière détaillée ou synthétique.
Gérer tantièmes avec décimales : par défaut et conformément aux recommandations de la Commission Nationale de la Copropriété (désormais dissoute), les tantièmes sont des nombres entiers mais il est possible en cochant cette option de renseigner des tantièmes avec 2 décimales. Tous les écrans et les éditions concernés, et bien sûr les calculs, tiendront alors compte de ces tantièmes.
La solution alternative consiste à multiplier les tantièmes par un multiple de 10 ; par exemple 10,2 tantièmes sur un total de 100 est équivalent à 102 tantièmes sur un total de 1000. Ce type de corrections purement mathématiques et techniques sont tout à fait acceptées sans modification "officielle" du règlement de copropriété et de l'état descriptif.
Gestion des documents dématérialisés (factures PDF ou image) : il s'agit de la Gestion Électronique des Documents (GED) qui propose d'associer à une opération comptable un document (typiquement la facture numérisée ou envoyée au format PDF par le fournisseur). Cette facture est copiée et enregistrée dans le dossier du programme (dans le dossier \GED\xxxx où xxxx est l'année) ; elle peut ensuite être consultée ou transférée sur l'extranet pour une consultation par tous les copropriétaires.
Gestion avancée des compteurs : on appelle "fluides" les consommations comme l'eau froide, l'eau chaude ou le gaz et qui sont en général mesurées dans chaque lot par des compteurs ou des répartiteurs. Il est possible de les gérer (et donc de répartir les appels de provisions et les dépenses) de différentes manières :
Gestion avancée des emprunts : ce système très technique est issu de la loi Warsmann du 22 mars 2012, il s'agit de gérer pour des opérations de type travaux des emprunts réalisés par chaque copropriétaire mais garantis par la copropriété. En fonction du montant emprunté, les appels s'ajustent progressivement ; voir Emprunts.
Gestion des immobilisations : uniquement pour les ASL ou les copropriétés en dehors de la France, voir l'aide spécifique aux immobilisations.
Nombre de colonnes dans la liste simple : si vous avez beaucoup de fournisseurs vous pouvez choisir de 2 à 5 colonnes pour une présentation plus synthétique et éviter d'utiliser les ascenseurs. Vous pouvez cependant utiliser les flèches pour sélectionner un compte non visible, à la fin de la liste.
Liste des fournisseurs avec logos / saisie factures : par défaut, la saisie assistée des factures présente les fournisseurs sous forme graphique et avec leur logo comme ci-dessous, à gauche. Lorsque cette option est décochée on a une liste plus synthétique et plus adaptée quand le nombre de fournisseurs est important. Il est également possible d'agrandir cette partie de l'écran en déplaçant le séparateur.
Liste des fournisseurs dans l'ordre alphabétique : par défaut les fournisseurs sont dans l'ordre du numéro de compte, vous pouvez choisir un tri d'après le nom du compte.
Paiements fournisseurs avec le compte : de même, les paiements de factures génèrent des écritures sur un compte de banque, en général celui du chéquier utilisé ; choisissez ici le compte par défaut.
Préfixe pour règlement : en cochant les factures à payer, l'intitulé est récupéré et précédé de ce préfixe pour générer l'écriture du règlement ("Règlement" ou "Reglt.").
Attention : le début de l'IBAN correspond au code pays, en fonction de la version internationale de Val Compta vous aurez donc FR76 pour la France, BE61 pour la Belgique, CH93 pour la Suisse ou LU28 pour le Luxembourg. C'est le même préfixe pour tous les fournisseurs et des fournisseurs dans plusieurs pays ne sont pas gérés par ce traitement.
Remise des règlements par chèque : la réception des chèques pour le règlement des charges (dans la fiche du copropriétaire) génère automatiquement les écritures comptables sur le compte de banque (celui sur lequel sera faite la remise) configuré ici (il peut s'agit d'un Livret ou d'un compte courant…).
Remise des règlements par virement / autre : en sélectionnant l'autre option, c'est ce second compte qui sera utilisé.
Préfixe pour encaissements : c'est le texte inséré devant les écritures d'encaissement validées depuis la fiche du copropriétaire, par défaut "Règlt reçu".
ajoute banque : le nom de la banque est ajouté à l'écriture d'encaissement
ajouter numéro de chèque : le numéro saisi dans la zone numéro de pièce est également ajouté à l'intitulé de l'écriture
Dernier numéro appel : information facultative pour les écritures comptables des appels de charges, donne un numéro de pièce à chaque mouvement pour faciliter le tri ou le suivi. Si on reprend les exemples ci-dessus, le prochain numéro est alors « 9 » mais on remarque le formatage au niveau des écritures (lettre A comme appel et numéro sur 4 caractères).
Dernier numéro facture : information facultative pour les écritures comptables des factures de l'écran du même nom, donne un numéro de pièce à chaque mouvement pour faciliter le tri ou le suivi.
Remarque : en comptabilité on utilise souvent un compte intermédiaire pour les "valeurs à l'encaissement" afin de retrouver sur le compte de banque le montant global de la remise plutôt que le détail.
Génération automatique du reliquat sur 470 : lorsque l'option n'est pas cochée les appels sont calculés avec des montants qui contiennent jusqu'à 6 décimales qui peuvent entraîner des anomalies (écart de un ou deux centimes) dans les bordereaux ou le rapprochement bancaire. Cochez cette option pour avoir des montants arrondis au centime et si nécessaire un reliquat sur le compte 470.
Équilibre automatique : cette option permet d'équilibrer automatiquement un journal en passant le solde (débiteur ou créditeur) sur le compte d'attente 470. Attention !!! La saisie concerne un mois entier et cette écriture est générée au dernier jour du mois afin d'avoir un équilibre global mais pas nécessairement à une date donnée. Il est indispensable de contrôler que ce compte est soldé avant d'éditer les annexes ou de lancer la clôture annuelle…