Préparation des appels
On arrive dans cet écran uniquement à partir de la liste des budgets et en y utilisant le bouton « Générer les appels ».
Si des appels existent déjà aux dates calculés, un texte rouge vif le rappelle dans le haut de l'écran et les lignes concernées sont en rouge : ces appels ne seront pas générés. Il faut soit aller supprimer les appels existants et relancer l'ensemble du processus, soit modifier les appels.
Les dates proposées dépendent des dates d'exercice et du nombre d'appels dans l'année (voir Paramétrage, onglet Comptes et Divers) mais elles peuvent être modifiées, par exemple pour un appel urgent, exceptionnel ou que l'on souhaite séparer des autres. Les libellés peuvent être personnalisés.
Les montants peuvent également être changés mais attention dans ce cas à la cohérence avec le budget (rappelé dans le bas de l'écran, en vert si égal).
On peut obtenir différents libellés avec les boutons en bas à gauche ; par exemple « Appel janvier-février-mars » ou bien « Appel 1er trimestre ».
Le moyen le plus simple, logique et rapide pour préparer et générer les appels de charges consiste à le faire depuis l'écran de gestion des Budgets.
Le bouton Générer les appels va ouvrir l'écran suivant qui a repris les totaux par clé pour les diviser et les répartir dans l'année selon le nombre d'appels configuré dans le paramétrage (ici et par défaut 4 pour des appels trimestriels) :
Attention !!! Le montant global des appels proposés reprend le total des budgets mais sans les comptes 671 ou de la classe 7 (autres produits). Le traitement de la partie budget pour les travaux et les opérations exceptionnels va dépendre de la réalisation dans l'exercice.
Cette liste est uniquement une préparation ; il est possible de modifier les dates, les montants, de choisir les libellés avec les trois boutons. C'est en cliquant sur Génération des appels que la création sera effective.
Attention : des appels sur une même clé et avec un même libellé seront regroupés dans l'édition, même si le compte est différent. Afin de distinguer des appels sur travaux par exemple il est donc nécessaire de spécifier un libellé distinct.
On peut également utiliser le bouton « Prépa. Appels » et accéder à la liste par clé :
On peut créer d'autres appels ; par exemple dans cet exemple on a ajouté un appel au 01/04/2011 pour des travaux urgents ; les appels de type « travaux » apparaissent en bleu dans cette liste.
Les appels en italiques sont les appels réalisés ; on ne peut plus ni les modifier, ni les supprimer.
Pour les autres, il est possible de tout changer ; date, montant, clé, libellé. Dans ce cas, il faut être bien conscient des risques, tout particulièrement d'incohérence avec les budgets…
Le cadre en bas présente deux synthèses des appels ; par clé ou par compte avec la possibilité de consulter (pour l'ensemble des tables) les appels déjà réalisés, à faire ou bien tous.
Rappel : il est également possible de créer des appels en même temps qu'un travaux… (cf. page 34)