Arrêté des comptes / clôture / répartition
L'objectif de cet écran est de gérer de la manière la plus simple et la plus intuitive possible les opérations de fin d'année :
Attention, en mode Basic, seules les approbations annuelles sont gérées et il faut utiliser le mode Expert pour des situations inhabituelles (comptes de l'année précédente non approuvés par exemple, approbation de plusieurs exercices lors d'une même Assemblée Générale...). C'est également en mode Expert et dans le menu Principal - Clôture que l'on peut éditer les décomptes annuels.
En fonction des opérations réalisés et des écritures présentes (au dernier jour de l'exercice à approuver, au premier jour du nouvel exercice, éventuellement à la date de l'AG...), on peut avoir 4 états ou situations pour l'exercice antérieur (c'est à dire l'exercice terminé et à approuver) : cette information est affichée en bas à droite de l'écran principal, avec les boutons, et l'onglet Informations de l'écran "Arrêté des comptes / clôture / répartition" en rappelle le détail et les explications :
Les traitements et les boutons de cet écran dépendent donc de la situation de l'exercice mais on va retrouver 3 boutons principaux :
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En fonction du type de clôture sélectionné au dessus, c'est le bouton qui va générer toutes les écritures comptables correspondantes. |
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Quelque soit la situation et le type de clôture, ce bouton va supprimer toutes les écritures ; il n'est pas visible par défaut et il faut appuyez sur la touche Ctrl en ouvrant la fenêtre pour le faire apparaître. |
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Lorsque vous avez fait la "clôture provisoire pour AG" (répartition au dernier jour de l'exercice) ce bouton permet de générer d'un clic tous les documents |
Le solde de tous les comptes de bilan se retrouve au premier jour du nouvel exercice, le résultat est mis de côté dans le compte d'attente 470.
C'est la clôture à faire pour commencer un nouvel exercice avec les reports mais en laissant de côté les considérations de répartition et d'approbation des comptes.
On calcule la répartition du résultat au dernier jour de l'exercice, pour chaque clé et selon les tantièmes, et les deux lignes suivantes sont générées sur les comptes de copropriétaires :
"QUOTE-PART DEPENSES DU 01/01/13 AU 31/12/13"
"REMBOURSEMENT PROVISIONS DU 01/01/13 AU 31/12/13"
C'est la clôture provisoire qui doit être faite pour l'édition des documents (annexes) à présenter en AG, elle est donc à faire quelques semaines avant l'assemblée en gardant à l'esprit qu'elle affecte les situations et les soldes des copropriétaires ; dans certains cas il faudra annuler cette clôture et revenir aux soldes !!!
A la fin du traitement, le bouton Génération des documents PDF devient visible ; d'un clic il va automatiquement créer tous les documents nécessaires. Ils sont sont générés dans un dossier "AG_xxxx" où xxxx reprend l'année et on y trouve :
Les annexes 4 et 5 ne sont utiles que si vous avez des travaux.
Une fois la clôture provisoire réalisée avec des répartitions au 31/12, un seul choix est désormais proposé : la clôture définitive avec répartition et à la date de l'AG.
En version BASIC, la clôture d'un exercice N ne peut se faire que sur l'exercice N+1 mais en mode Expert il est possible, par exemple, d'approuver les comptes de 2012 et de 2013 en 2014...
La clôture définitive faite, il reste l'étape du décalage des exercices qui peut également être réalisé dans le menu Paramètres - Dates d'exercices.
