Balance et reprise des soldes
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Il existe plusieurs manières de reprendre les soldes mais il faut avoir à l'esprit que les Annexes 1, 2 et 3 présentent l'exercice N-1 à des fins de comparaison avec l'exercice N à approuver et son budget.
Pour obtenir des documents complets (notamment le compte de résultat des annexes 2 et 3 …) il est donc nécessaire de renseigner tous les soldes y compris ceux des comptes de charges (6xx) et de produits (7xx) et sur la période N-1, c'est-à-dire « avant répartition ». Voir ci-dessous pour les recommandations pour une reprise complète.
Cet écran vous permet soit d'importer rapidement un fichier existant soit de saisir directement les soldes (à partir d'une balance ou d'un grand livre papier).
Les valeurs lues sur la première ligne pour ces quatre premières colonnes sont affichées dans le cadre en haut à droite pour vérification (penser à cocher l'option « entêtes sur première ligne » le cas échéant). Pendant l'importation, seules les lignes « valides » seront retenues et affichées dans la table, un compte-rendu dans le bas de l'écran affiche les anomalies et les erreurs rencontrées. Attention, ces écritures affichées ne sont pas encore générées ni enregistrées !!!
Les comptes doivent respecter la taille de 6 caractères, si ils n'existent pas ils seront automatiquement créés avec l'intitulé de la colonne 2. S'ils existent l'intitulé peut être vide dans le fichier Excel.
Il est possible également de ne pas utiliser de fichier Excel et de saisir directement dans la table. Les numéros de compte sont complétés ou tronqués pour avoir une taille de 6 caractères. Il faut bien sûr équilibrer débits et crédits.
Note : vous pouvez également saisir directement dans le journal d'OD et à la date de votre choix depuis l'écran de saisie directe (bouton « Saisie »), l'avantage étant que chaque ligne est enregistrée contrairement à cet écran…
Il est possible de saisir le libellé (commun) pour ces écritures. Dans tous les cas, les écritures sont générées dans le journal d'OD mais vous avez le choix entre le dernier jour de l'exercice N-1 ou le premier jour de l'exercice N (A Nouveaux). Lorsque que les écritures sont équilibrées, le bouton « Générer les écritures » devient actif ; il faut bien sûr cliquer dessus pour créer les enregistrements.
Pour la date, différents cas de reprise sont possibles ; en début d'exercice avec des « à nouveaux » (le plus simple), en cours d'année avec une balance ou un grand livre du précédent syndic (ou Excel, ou un autre logiciel…), au dernier jour de l'exercice antérieur avec tous les comptes… Vous pouvez donc choisir une des dates en bas de l'écran.
Le bouton Générer les écritures ne devient actif que si l'ensemble est équilibré, si ce n'est pas le cas passez une ligne sur le compte 470 (attente) avec le solde / écart.
REMARQUE : si vous disposez d'une balance ou d'un grand livre au format PDF, il est possible en général de le convertir assez facilement en un fichier Excel : contactez le support technique pour plus d'informations.
Si vraiment on veut être complet, pour l'annexe 3, il faut également préciser les ventilations par clés des dépenses et des appels… Dans ce cas, vous pourrez utiliser le traitement de clôture afin de calculer pour chaque copropriétaire sa quote-part dans les dépenses et dans les provisions.
Voir aussi Clôture et Décomptes pour plus d'explications et des exemples sur la clôture et les écritures générées.