En réalité on ne saisit jamais une écriture seule mais un ensemble d'écritures où les débits sont égaux aux crédits, c'est un mouvement comptable qui respecte le principe fondamental de la partie double.

Pour créer une ligne, double cliquer dans la table au niveau de la colonne N° pièce ou N° de compte.

Utilisez la touche TAB (tabulation) à gauche du A pour naviguer d'une colonne à la suivante.

1. Double-cliquer sur la ligne vide en bas de la liste dans la colonne N° ;
2. Renseigner un numéro de pièce (optionnel) et faites TABulation ;
3. Renseigner alors un numéro de compte (obligatoire) - si le numéro de compte est vide ou ne correspond pas à un début de compte valide, la liste des comptes peut être déroulée pour une sélection dans cette liste. Dérouler la liste en cliquant sur la flèche ou avec les touches Alt et flèches du clavier.
4. Si le compte est de type 6xx vous arrivez dans la colonne de la clé (sinon dans le jour du mois) ; la clé proposée par défaut est la clé des charges générales, modifier la si nécessaire (l'intitulé apparait en bas à gauche de la fenêtre) + TAB ; Dérouler la liste en cliquant sur la flèche ou avec les touches Alt et flèches du clavier.
5. Renseigner le jour du mois (la date à gauche se met à jour) + TAB ;
6. Saisir alors le libellé ou la description de l'opération + TAB ;
7. Selon le compte et la nature, saisir soit un débit soit un crédit + TAB …
8. Faites TAB ou Entrée pour passer à la ligne suivante ;
9. Répéter les opérations pour le compte de contrepartie et saisir le même montant dans la colonne opposée.

Si vous êtes bloqué entre le débit et le crédit, c'est parce que les montants sont nuls et le logiciel veut « quelque chose » pour valider la ligne ; saisir 1 par exemple et vous pourrez ensuite modifier ou supprimer. Votre journal doit impérativement être équilibré avant de sortir de cet écran !!! La zone en bas à droite est alors verte.

Vous pouvez utiliser la touche Suppr. ou bien le bouton en bas à gauche pour supprimer une ligne ou le bouton « Supprimer TOUTES les lignes ».

Contrepartie automatique

Si vous utilisez un journal de type Banque avec l'option "contrepartie automatique" ; chaque ligne sera automatiquement soldée par une ligne sur le compte de la banque associé au journal.
Voir gestion des journaux.

Équilibrage

Si l'option « Équilibre automatique sur compte d'attente en saisie » est cochée dans le paramétrage et si vous fermez l'écran de saisie alors que les écritures ne sont pas équilibrées une ligne et une écriture comptable sont automatiquement créés sur le compte d'attente 470 :

Cette ligne est en rouge et elle devra être supprimée ; au moment de la clôture vous ne devez pas avoir d'écritures sur ce compte d'attente.

TVA et charges récupérables

Si vous avez activé la gestion de la TVA et/ou des charges récupérables dans les paramètres, les colonnes Taux TVA / TVA et R sont visibles.

La saisie d'un taux après le montant (au débit ou au crédit) va calculer automatiquement la TVA correspondante, vous pouvez également saisir directement son montant. Attention !!! On considère toujours le débit ou le crédit comme le montant TTC.

Pour les comptes de charges, si la dépenses est récupérables sur le locataire cochez la colonne R.

Colonne PDF

Si vous avez activé la gestion électronique des documents, la colonne PDF est visible et permet de cocher / décocher pour associer un document à la ligne.

Imprimer

Enfin un bouton permet d'imprimer la saisie ; c'est la même chose que l'édition d'un journal pour un mois donné mais avec une présentation en mode paysage et un peu plus complète.

Si la gestion de la TVA et/ou des charges récupérables sont activées on a une (ou deux) colonnes spécifiques mais cette édition n'affiche pas le taux de TVA pour des raisons de place.

Note : une ligne avec un fond rouge signale que la clé n'est pas renseigné pour un compte de charges ou de produits. Une ligne avec un fond jaune signale que le libellé est vide.