Liste des copropriétaires
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C'est à partir de cette liste que l'on peut gérer les copropriétaires, faire le suivi des encaissements (charges payées) et éditer les relances.
Les boutons Nouveau et Modifier ouvrent la fiche, en mode création ou modification, et le bouton Recalcul sert de manière exceptionnelle en cas d'anomalies sur les soldes ; en théorie chaque génération d'appel ou saisie d'encaissement va correctement mettre à jour ce solde mais dans certains cas (suppression d'écritures depuis l'écran « consultation/export » par exemple, un recalcul peut s'avérer nécessaire).
L'option « avec couleurs lignes selon solde » permet de visualiser et de saisir plus rapidement les débiteurs puisqu'ils apparaissent alors avec un fond rouge tandis que les comptes soldés sont en vert. Par défaut c'est par rapport à un solde à 0 mais si vous indiquez un montant dans la partie Relances en bas à droite c'est ce montant qui va déterminer les couleurs :
Pour Supprimer un copropriétaire (en cas d'erreur mais il ne faut pas supprimer un copropriétaire vendeur ; il faut conserver son compte avec son historique mais indiquer la date de sortie afin de ne plus l'avoir dans les listes et pour l'acheteur vous devez créer un nouveau compte afin qu'il parte avec un solde à zéro).
Il est également possible d'utiliser le clic-droit pour Changer le numéro :
Ce changement de compte est un traitement assez complet car il va également modifier les affectations des lots ainsi que toutes les écritures comptables sur les 4 exercices (attention aux exercices antérieurs cependant). N'oubliez pas non plus que vous pouvez utiliser des caractère alphanumériques, parfois plus commode pour les recherches et les tris :
L'option « avec sortis » permet d'afficher les copropriétaires dont la date de sortie est renseignée dans la fiche. Attention !!! Pour les calculs des appels ou des répartitions seuls les lots associés et leurs tantièmes sont pris en considération, indépendamment d'une date de sortie dans la fiche.
Le bouton Imprimer propose une liste synthétique mais complète des copropriétaires avec les informations de l'écran mais sans le détail des lots ou des tantièmes :
Depuis cet écran, cette liste est toujours dans l'ordre alphabétique mais l'impression depuis le menu Éditions - Divers vous propose d'autres options pour imprimer avec le détail des informations du mandataire, les deuxièmes et troisèmes séries de téléphones / mails et la possibilité de trier sur le numéro de compte :
L'option avec mandataire complète chaque bloc si une des informations est renseignée :
Deux boutons propose d'imprimer des planches d'étiquettes ; une version sur 2 colonnes et une autre sur 3 colonnes avec, dans les deux états, 7 lignes, soit des étiquettes de taille 96 * 38 ou bien 63 * 38 que l'on trouve facilement dans le commerce.
Sélection des colonnes visibles dans la liste :
Vous pouvez contrôler les informations affichées dans cette table de différentes manières ; avec le bouton en bas à droit, il suffit de cocher / décocher les blocs
La petite icône en haut à droit ou bien le choix "Sélectionner les colonnes" en faisant clic à droite vous propose la liste complète des colonnes existantes et affichées mais ce menu fait gagner du temps :
Attention !!! La notion de solde dans cette liste est directement liée à l'exercice en cours, si vous consulter un exercice antérieur le solde affiché n'est pas le solde actuel mais celui du dernier jour de l'exercice… Il faut donc être très vigilant, notamment avec les relances, et vérifier que vous êtes bien sur le bon exercice.
En cas de mutation il ne faut pas remplacer le nom du vendeur par le nom de l'acquéreur mais créer un nouveau copropriétaire afin de conserver l'historique (relevé) de l'ancien qui ne doit pas se mélanger au nouveau, puis modifier l'affectation des lots. Val Compta n'est pas prévu pour gérer l'historique des mutations (voir ci-dessous).
Il est possible de supprimer un copropriétaire depuis cette liste en faisant un clic à droite dans la colonne du numéro de compte. Le copropriétaire ne doit pas avoir de lots affectés, les opérations comptables éventuelles resteront sur le compte qui lui n'est pas supprimé.
Attention !!! ne pas supprimer un copropriétaire avant l'approbation des comptes et l'édition de la liste des copropriétaires débiteurs et créditeurs si ce dernier a un solde non nul.
On ne peut pas choisir le numéro au moment de la création du compte (il y a un système de numérotation automatique) mais vous pouvez ensuite faire un clic à droite sur le numéro de compte et ouvrir ainsi la petite fenêtre suivante :