Fiche Copropriétaire
Double-clic depuis la liste des copropriétaires ou depuis les copropriétaires en retard de l'écran principal.
La fiche du copropriétaire permet bien sûr de saisir et de présenter plusieurs ensembles d'informations :
La plupart des zones et des boutons sont assez explicites mais on peut préciser que :
Le petit bouton 
à côté de l'adresse mail ouvre votre logiciel de mails en création d'un nouveau message avec le destinataire proposé.
Dans l'onglet Adresse lot / CS il est possible de préciser qui est élu(e) au Conseil Syndical ; dans le cas d'un couple de propriétaires par exemple ça permet de distinguer le mandat nominatif et individuel.
Vous pouvez éditer une liste des membres du Conseil Syndical depuis l'écran Éditions, listes diverses.
Il est possible de renseigner les informations sur l'occupant, voir même de lui associer un compte 461 qui peut servir à certaines facturations (badges, télécommandes).
La notion d'exercice en cours est très importante, elle détermine non seulement la liste des écritures affichées mais également le solde du compte.
A partir de la ligne sélectionnée, le raccourci Ctrl - S permet d'aller directement en saisie pour corriger (ou supprimer) l'opération.
Uniquement en consultation (la création des Lots se fait par le menu ou le bouton du même nom, de même pour les tantièmes), on retrouve ici la liste des lots affectés au copropriétaire avec le détail. Toute modification de ces lots et de leur affectation (changement de propriétaire) se fait dans l'écran de gestion des lots (bouton Lots).
Mot de passe Val Plus : permet de consulter ou de modifier le mot de passe pour l'accès à l'extranet.
Bailleur : cette option permet de limiter l'édition du décompte de charges récupérables aux uniques bailleurs.
Ordre : cette information est un nombre entier, facultatif et libre, qui permet de trier la liste des appels (utile par exemple pour une copropriété horizontale où l'on souhaite trier sur l'ordre de distribution par rues et numéros…).
BIC et IBAN : informations sur le compte bancaire pour les prélèvements (rappel : pour les remises de chèque c'est le nom de la banque de l'onglet Adr. envoi qui est repris dans le libellé).
Si l'IBAN n'est pas valide il sera affiché avec un fond rouge : 
Imprimer mandat SEPA : ce bouton affiche le mandat en aperçu écran avec les informations du copropriétaire mais il est également possible de générer tous les mandats au format PDF depuis le menu Editions - Divers.
mandat SEPA signé le : il faut impérativement cocher cette case une fois le mandat retourné, signé, et préciser sa date. Ces informations sont obligatoires pour la génération du premier prélèvement qui active le mandat auprès de la banque
notification SEPA par mail : cette option n'est pas encore utilisée...
FIRST réalisé : le tout premier envoi d'un fichier de prélèvement SEPA est particulier car il active le mandat miroir chez la banque et doit être réalisé 5 jours avant l'échéance (au lieu de 2 par la suite). Cette case sera donc automatiquement activée mais il est possible, en cas de problème ou de changement de banque, de la désactiver ici.
ainsi que les tantièmes par lot et par clé et donc les totaux par clé (colonne en caractères gras).
Badges, fonds avances et fonds travaux :
Sous la liste des tantièmes, vous disposez des 3 rubriques suivantes :
Le nombre de badges est une simple information à saisir dans la fiche.
Les fonds avances et travaux en revanche peuvent être calculés depuis l'écran Répartition par copropriétaire et utilisés ensuite dans les éditions en utilisant les champs spéciaux suivants :
#FONDS_AVANCES#
#FONDS_TRAVAUX#
Informations :
On dispose d'un petit onglet et d'une zone d'informations pour chaque copropriétaire. Ces textes mis en forme sont sauvegardés au format RTF dans le répertoire Infos, ils sont bien évidemment sauvegardés et restaurés et il faut faire attention à leur taille (ne pas les modifier avec Word…).
Mandataire :
Lorsque le copropriétaire a donné un mandat de gestion à une agence (ou à une autre personne physique), vous pouvez renseigner ici les informations comme le nom et l'adresse.
Si l'option "ce mandataire est destinataire des appels" les appels de provisions seront édités avec le titre et le nom du copropriétaire sur la première ligne mais suivi de la mention "c/o" et des coordonnées du mandataire :
Voir la page dédié.
L'onglet Appels permet de recalculer les montants des appels des provisions, pour une année ou pour une date donnée. Il faut cependant faire très attention ; Val Compta n'enregistre pas le détail des appels et cet écran refait un calcul à partir des lots et des tantièmes d'une part et du fichier des appels d'autre part. Une éventuelle modification depuis la génération (vente d'un lot, changement de tantièmes sur une clé de type consommation, modification
Quand on demande une année, la présentation est faite par numéro de compte et par clé. Les appels pour lesquels le copropriétaire n'est pas concerné (pas de tantièmes) sont affichés en gris clair.
Quand on demande une date précise, c'est le libellé de chaque appel qui est proposé.
RAPPEL : les appels concernent toujours les provisions, d'autres écrans proposent le détail des dépenses réelles.
Dans Val Compta, les affectations de lots sont indépendantes de la date de cession, aussi dans le cas d'une cession d'un ou de tous les lots d'un copropriétaire en cours d'année, ce dernier a pu payer certains appels de charges mais la règle est la suivante :
Toute provision sur charges courantes est due, à l'égard du syndicat, par la personne qui est copropriétaire à sa date d'exigibilité.
Dans la mesure où le logiciel ne conserve pas l'historique des affectations de lots, il faut bien garder à l'esprit que toute cession, création ou changement d'affectation d'un lot va modifier certaines éditions sur les périodes antérieures et il faut bien distinguer les données « pérennes » : les écritures comptables des données variables (lots, tantièmes, quotes-parts…). Par exemple si Martin vend à Dupond au mois de juin tous ses lots et qu'on essaye alors de rééditer les appels du mois de janvier on n'aura pas la même édition !!! En revanche, la partie « relevé » et les écritures comptables restent sur chaque compte.
De même, au moment de la clôture et de la répartition, les charges payées sur l'ensemble de l'année sont recalculées par rapport au nouveau propriétaire du ou des lots et c'est lui qui bénéfice alors de la régularisation entre provisions et dépenses réelles.
Concrètement la mutation d'un lot consiste donc à aller dans la fiche du lot afin de modifier le copropriétaire auquel il est affecté. Lorsque la mutation concerne plusieurs lots, il faut modifier chacun des lots.
Voir aussi : en bas à gauche de cette fiche, la saisie des encaissements.