Génération document et archives
Cet onglet se trouve dans les fiches copropriétaire (et fournisseurs) ; il sert à éditer et générer rapidement un document au format rtf, doc ou odt (Word ou Open Office) en fusionnant les informations générales, les données du copropriétaire et éventuellement d'un fournisseur associé à l'opération.
La liste des modèles propose donc tous les fichiers de type rtf / doc ou odt :
Ces fichiers doivent contenir les champs de fusion listés à la fin de cette documentation ; champs généraux (nom & adresse de la copropriété ou du syndic, champs des fichiers copropriétaire ou fournisseur). Il est également possible d'utiliser la liste des lots (#LISTE_LOTS#) et le relevé de l'année en cours (#RELEVE#).
Pour les fichiers RTF, le bouton Modifier ouvre le modèle dans un écran qui présente la liste des champs utilisable et une barre de mise en forme. Les champs peuvent être insérés par « glisser & déposer » ou drag&drop. Pour les autres fichiers il les ouvre dans Word, Open Office ou Libre Office.
Le bouton Modèles ouvre le dossier ; pour créer, renommer ou supprimer un modèle il faut le faire depuis l'explorateur de Windows.
L'option « récupérer données de » active la liste des fournisseurs afin d'en sélectionner un pour compléter la fusion. Si l'option n'est pas cochée, les champs de type fournisseur seront mis à blanc.
Vous pouvez renseigner un nom de document qui sera sauvegardé, ce nom ne doit contenir que des chiffres et des lettres. Si vous ne précisez pas de nom ce dernier sera construit à partir du numéro de compte du copropriétaire, le numéro de compte éventuel du fournisseur et la date et l'heure, par exemple :
450008_401EDF_14.09.12_13.04.rtf : document pour le copropriétaire 450008 et le fournisseur 401EDF, créé
le 14 septembre 2012 à 13h04.
Le bouton « Lancer la fusion » exécute l'opération et génère le document que vous pouvez ouvrir ensuite avec le bouton 
qui suit le nom du fichier.
Enfin le bouton « Documents » ouvre le répertoire \Documents où se trouvent tous les documents générés.
On retrouve un système totalement similaire et symétrique dans la fiche du fournisseur pour générer des documents comme les devis et les OS qui reprennent les données du fournisseur.
Pour des fusions ou publipostage, on peut utiliser un modèle Word depuis l'écran des appels de charges.
L'ensemble des documents d'un copropriétaire (qui contiennent en fait le numéro de compte dans le nom ; 450002 dans l'exemple ci-dessus) sont ensuite proposés dans l'onglet Archives pour une vue d'ensemble et un accès rapide.
Parmi les documents générés par Val Compta : les appels sont affichés en bleu, les décomptes en rouge et les fiches en vert.
Tous les documents sont associés à un petit logo pour les types les plus courants ; fichiers textes simples (txt/rtf), documents (Word ou Open Office), classeur (Excel ou Open Office) ou image.
Le type, la date et la taille du fichier sont également proposés dans ce tableau et, comme rappelé en bas d'écran en bleu, il suffit de double cliquer sur une ligne pour ouvrir un document (dans l'application associée) ou de double cliquer avec la touche Ctrl enfoncée pour ouvrir le dossier.
Il est également possible de sélectionner plusieurs documents de cette liste avec la coche dans la première colonne et d'utiliser ensuite le bouton "Fusion PDF / sélection".
La liste des documents sera ainsi passée à l'écran de fusion.